マイナンバーの取得・管理に際しての基本事項チェック(中小企業・小規模組織等)

1.マイナンバーの取得・管理に際しての基本事項チェック(中小企業・小規模組織等)

(1)マイナンバーのチェックリスト

マイナンバーの導入に際し、事業者のみなさまは、社会保障や税の手続きのため、従業員の方々から マイナンバーを取得し、適切に管理・保管する必要があります。

従業員数の少ない事業者では、以下のチェックリストを参考にしてください。

(2)担当者の明確化と番号の取得

□ マイナンバーを従業員から取得する際には、利用目的(「源泉徴収票作成」「健康保険・厚生年金保険届出」「雇用保険届出」)を伝えましょう。

□ マイナンバーを扱う人を、あらかじめ決めておきましょう(給料や社会保険料を扱っている人など)。

□ マイナンバーを従業員から取得する際には、番号が間違っていないかの確認と身元の確認が必要です。

①顔写真の付いている「個人番号カード」か、

②マイナンバーが書いてある「通知カード」と「運転免許証」などで確認を行いましょう。

 

(2)マイナンバーカード(個人番号カード)見本


□ マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに大切に保管するようにしましょう。無理にパソコンを購入する必要はありません。

 

2.取得したマイナンバーの管理・保管

□ 従業員の退職や契約の終了などでマイナンバーが必要なくなったら、細かく裁断するなどマイナンバーの書いてある書類を廃棄しましょう。パソコンに入っているマイナンバーも削除しましょう。

□ パソコンがインターネットに接続されている場合は、ウィルス対策ソフトを最新版に更新するなどセキュリティ対策を行いましょう。

※ 従業員で身元の確認が十分できている場合は、番号だけ確認してください。

※ アルバイトやパートの方も、マイナンバーの番号確認や身元確認が必要となります。

3.従業員の皆さんへの確認事項

□ 裏面を掲示版に貼るなどして、従業員の皆さんに何に使うかなど、マイナンバーの基本的なことを知ってもらいましょう。

コンプライアンスの中川総合法務オフィスの最新情報をお届けします

YouTubeの中川総合法務オフィス公式チャンネルで無料動画公開中

※中川総合法務オフィスのYouTube公式チャンネルには、コンプライアンス等をポイント解説したビジネス等にお役に立つ無料動画をたくさんアップロードしております。

コンサルティングのご依頼や講演等の参考にもお使いください。