首長が職員とやり取りした1対1メールは情報公開の対象になる「公文書」か

1.首長が職員とやり取りした1対1メールは情報公開の対象になる「公文書」か(大阪地裁H28/9/9)

下記の判決はおおさか維新の会の旗頭であった橋下徹市長の下でなされた判決である。

時代を反映した判決でメールが公務員の業務で当たり前に使われるようになっておりその中には公文書性を持つものが増えていることを示唆する判決である。

公文書管理のリスク管理を自治体の内部統制の枠内で処理すべき状況に至っていると考えるべきであろう。

 

2.大阪地裁の判決内容(平成28年9月9日)

(1)結論

地方公共団体の首長が職員との間で庁内メールを利用して一対一で送受信した電子メールのうちに,大阪市情報公開条例(平成13年大阪市条例第3号)2条2項に規定する「当該実施機関の職員が組織的に用いるもの」に当たるものが含まれる場合がある

(2)(判決要旨)

地方公共団体の首長が職員との間で庁内メールを利用して一対一で送受信した電子メールのうちには,次の(1)~(4)など判示の事情の下では,大阪市情報公開条例(平成13年大阪市条例第3号)2条2項に規定する「当該実施機関の職員が組織的に用いるもの」に当たるものが含まれるものと認められる。

1) 当該首長は,その職責に鑑み,確定した職務命令を発したり,逆に職務命令に基づく報告を受けたりするなど,職員との間で,当該地方公共団体の業務と密接に関連し継続利用が予定される情報を頻繁にやり取りすることが見込まれる。

2) 当該地方公共団体の業務の中には緊急性及び迅速性が要請されるものがあり,そのような場合には,書面の受渡しに代えて電子メールの送受信により情報伝達を行うことも多いと考えられる。

3) 上記(1)の情報は,その性質に照らし,口頭のみでやり取りされることが考え難い。

4) 上記(1)の情報の伝達に電子メールが利用された場合には,送受信者は,当該電子メールを個人用メールボックスに長期間にわたって保有し,必要に応じてコピーファイルを公用パソコン内の記録媒体に記録したり,プリントアウトしたものを保有したりするなどして,他の職員への配布や,後任者への引継ぎに備えて当該電子メールを保存することが想定される。

(3)判決文より一部引用

…「ここでいう「組織的に用いるもの」とは,作成又は取得に関与した職員個人の段階のものではなく,組織としての共用文書の実質を備えた状態,すなわち,当該実施機関の組織において,業務上必要なものとして,利用又は保存されている状態のものをいうと解される。

そして,作成又は取得された文書が,どのような状態にあれば「組織的に用いるもの」に該当するかどうかは,①当該文書の作成又は取得の状況,②当該文書の利用の状況及び③当該文書の保存又は廃棄の状況等を総合的に考慮して実質的に判断すべきである。」

 

 

 

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